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归档的方法?怎样归档最好?

2023-07-07 13:02:26 编辑:join 浏览量:578

归档的方法?怎样归档最好?

归档的方法?怎样归档最好?

当然是根据国家标准好,这都是经过实践证明且轻质有效,统一使用的方法,不过我先给您一份我写的,后面附上国家标准,祝成功!

文件、记录归档的有关规定

1. 目的

规范公司文件、资料的管理,确保公司资料完整,便于查找。

2. 适用范围

记录、证书、证件、技术资料、公司文件及综合类文件

3. 管理程序

3.1. 保管

3.1.1. 记录的保管方法

3.1.1.1. 按记录的编号归类存放,能成册的按月整理成册,按年装订成卷,例如:信息反馈单、电话记录、领料单等。

3.1.1.2. 涉及同一项目的有关记录按项目成套保管,项目结束时,每个项目单独装订成册,按年装订成卷。例如:ZHHK-JL/04的管理评审系列记录、ZHHK-JL/06的质量计划系列记录及ZHHK-JL/08的项目建议书一直到ZHHK-JL/11的设计和开发更改通知单等。

3.1.1.3. 除文件控制清单、记录控制清单在文件换版时组卷外,其余记 录按月整理,按年装订成卷。

3.1.2. 证书、证件类文件的保管

综合部负责将各类证书、证件登记编号;属于个人的证书,复印留底后,归还个人保管;属于公司的证书由综合部统一保管。

3.1.3. 技术资料的保管

技术材料,从立项开始,直至成果推广应用各阶段形成的文件材料,使用后交到综合部保管,待成果推广后,将所有材料装订成卷。

3.1.4. 综合类文件的保管

将有一定相关性的文件整理在一起,随时将文件归到相应的类别,年底按类别装订成卷。

3.1.5. 公司文件的保管

公司文件发布后要在综合部登记备案,年底按文件编号的顺序装订成卷。 有保存价值的通知按公司文件处理,附在公司文件后面,按发布的日期排列装订。

3.2. 组卷要求

3.2.1.卷内要有目录

3.2.2.卷要有编号

编号规则:xx--xxx

文件类别代号:记录 —— JL

证书、证件类文件 —— 证

技术资料 —— JS

综合类文件 —— ZH

公司文件 —— GS

3.2.3. 证书、证件类文件因经常使用,所以不用组卷,但要有目录。证书、证件 单独编号。

附上国家标准:

中华人民共和国档案行业标准

归档文件整理规则

DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施

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1 范围

本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

标签:归档,最好

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