归档的方法?怎样归档最好?
当然是根据国家标准好,这都是经过实践证明且轻质有效,统一使用的方法,不过我先给您一份我写的,后面附上国家标准,祝成功!
文件、记录归档的有关规定
1. 目的
规范公司文件、资料的管理,确保公司资料完整,便于查找。
2. 适用范围
记录、证书、证件、技术资料、公司文件及综合类文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 记录的保管方法
3.1.1.1. 按记录的编号归类存放,能成册的按月整理成册,按年装订成卷,例如:信息反馈单、电话记录、领料单等。
3.1.1.2. 涉及同一项目的有关记录按项目成套保管,项目结束时,每个项目单独装订成册,按年装订成卷。例如:ZHHK-JL/04的管理评审系列记录、ZHHK-JL/06的质量计划系列记录及ZHHK-JL/08的项目建议书一直到ZHHK-JL/11的设计和开发更改通知单等。
3.1.1.3. 除文件控制清单、记录控制清单在文件换版时组卷外,其余记 录按月整理,按年装订成卷。
3.1.2. 证书、证件类文件的保管
综合部负责将各类证书、证件登记编号;属于个人的证书,复印留底后,归还个人保管;属于公司的证书由综合部统一保管。
3.1.3. 技术资料的保管
技术材料,从立项开始,直至成果推广应用各阶段形成的文件材料,使用后交到综合部保管,待成果推广后,将所有材料装订成卷。
3.1.4. 综合类文件的保管
将有一定相关性的文件整理在一起,随时将文件归到相应的类别,年底按类别装订成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件发布后要在综合部登记备案,年底按文件编号的顺序装订成卷。 有保存价值的通知按公司文件处理,附在公司文件后面,按发布的日期排列装订。
3.2. 组卷要求
3.2.1.卷内要有目录
3.2.2.卷要有编号
编号规则:xx--xxx
文件类别代号:记录 —— JL
证书、证件类文件 —— 证
技术资料 —— JS
综合类文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 证书、证件类文件因经常使用,所以不用组卷,但要有目录。证书、证件 单独编号。
附上国家标准:
中华人民共和国档案行业标准
归档文件整理规则
DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施
--------------------------------------------------------------------------------
1 范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
标签:归档,最好